2. Az EMIR számviteli modulja
Az EMIR két alrendszerből áll:
- Egységes Pályázati Menedzsment Rendszer: Iktatás, Döntés-előkészítés és Szerződéskezelés modulokkal
- Finanszírozás Rendszer: Pénzügy és Számvitel modulokkal.
A pályázatokkal, szerződéskötéssel és a befogadott számlákkal kapcsolatos részletes adatokat az EMIR analitikus moduljai tartalmazzák, a számviteli modul csak számszerű adatokat tartalmaz.
Feladata: a jóváhagyott és kiutalt támogatások, illetve a visszakövetelt összegek és azok pénzügyi teljesítésének nyomon követése, dokumentumokkal való alátámasztása, visszakereshető módon, zárt rendszerben.
Minden egyes forráslehívási folyamat kezdetén az irányító hatóság (IH) az EMIR rendszerben összesíti a rendszerbe korábban bevitt, még le nem hívott támogatásra jogosult számlák adatait. Az így összeállított forráslehívás melléklete, a számlaösszesítő és könyvelési bizonylat a számvitel alapbizonylata.
A finanszírozási modul összekapcsolása a számviteli modullal
A számviteli adatok jelentős része (követelés, kötelezettség, bank, egyes vegyes tételek) a finanszírozási modulból, elektronikus úton kerül be a számviteli modulba.
A követelések, kötelezettségek előírásához szükséges adatátadásokat a rendszer az EMIR finanszírozási moduljában összeállított Forráslehívás - Számlaösszesítő és könyvelési bizonylat megnevezésű - melléklete alapján képezi és továbbítja a számviteli modul részére. A melléklet külön tartalmazza az uniós, hazai és saját erő összegét, valamint - ha az nem számít be a támogatás alapjába - az áfa-t. Az elektronikusan átvett adatokat a számviteli szakemberek a kontírozáshoz, az azonosításhoz szükséges adatokkal kiegészítik, majd mentik.
A pénzforgalmi adatok a bankszámla kivonat finanszírozási modulba történő berögzítését és jóváhagyását követően kerülnek átadásra, amelyet a számviteli szakembereknek a banki kivonat alapján ellenőrizniük kell, majd a kontírozáshoz, azonosításhoz szükséges adatokkal kiegészítik és mentik.
Mentés után az adatokat a rendszer rögzíti, azok a későbbiekben nem írhatók felül. Javításuk csak szabályosan (stornózás, visszakönyvelés), helyesbítő bizonylatokkal alátámasztva történhet.
A Strukturális Alapokkal kapcsolatos számviteli rendszer számlaosztályai
Az éves zárást követően csak a 3. és 4. számlaosztály számláinak lehet egyenlege, amely megegyezik a következő év "nyitó egyenlegeivel", ezt a szoftver által végzendő automatikus zárás-nyitás művelet biztosítja.
A 8-9. számlaosztályok a zárlati műveletek során könyvelési helyenként egy-egy eredmény elszámolási számlával szemben nullára zárnak, egyenlegük nem lehet.
A könyvelési helyek szerinti megbontást követi a 493 számla alábontása. Az IH-k- nem mutathatnak ki eredményt, így a 493 számlának nem lehet egyenlege. A lebonyolítási bankszámláknak év végén csak kivételes esetben lehet egyenlege, ilyen eset lehet a kedvezményezett által a lebonyolítási bankszámlára utalt és év végéig tovább nem utalt saját erő összege.
A Számlatükör struktúrája a követelések, kötelezettségek, bevétel és ráfordítás számlák esetében a legkisebb egységek, az intézkedések rendszerére épül, minden további összegzett adatot a rendszer állít elő.
A számlatükör részletező főkönyvi számai (GY),(K), (F) és (B) betűvel vannak jelölve.
" A (GY) minden esetben azt jelenti, hogy az adott főkönyvi számlára közvetlenül nem szabad könyvelni, az csak az adott gyűjtőszámla alszámláin könyvelt tételek gyűjtésére szolgál.
" A (K) azt jelenti, hogy az adott főkönyvi számla ún. vegyes (nem bank, nem követelés, nem kötelezettség) tételek könyvelésére szolgál, analitikus nyilvántartás nem kapcsolódik hozzá.
" Az (F) azt jelenti, hogy az adott főkönyvi számla folyószámlaként működik, vagyis követelés vagy kötelezettség analitika kapcsolódik hozzá, amelynek részletes (pl. partnerenkénti) adatai az analitikából külön listázhatók, de a teljes forgalmat a főkönyvi számla lekért listája (főkönyvi karton) is tartalmazza.
A folyószámlaként működő főkönyvi számlákhoz analitikus nyilvántartás kapcsolódik, amely tartalmazza az alábbiakat:
- partner neve
- partner kódja
- az előírt követelés vagy kötelezettség összege, a jóváhagyás (teljesítés) időpontja,
- a követelés pénzügyi teljesítésének (kifizetésének) időpontja, a megfizetett összeg.
Az analitikus nyilvántartás (követelések, kötelezettségek analitikája) listázható
- partnerenként (kedvezményezettenként, illetve szállítók szerint rendezve)
- a követelés főkönyvi száma szerinti gyűjtésben
- összesen, a teljes kedvezményezett / szállító körre vonatkozóan.
Lekérhető továbbá a folyószámla kivonat (követelés, kötelezettség analitikus listája), amely soronként egy partner adatait tartalmazza:
- partner neve
- partner kódja
- előírt követelés vagy kötelezettség összege
- a követelés vagy kötelezettség pénzügyileg teljesített összege
- aktuális egyenleg.
A folyószámlaként működő főkönyvi számlák alkalmazása minden követelés és kötelezettség esetében elengedhetetlen a fenti listázási lehetőségek biztosítása érdekében.
A (B) azt jelenti, hogy banki tételek könyvelésére szolgál a főkönyvi számla, amelyre kizárólag banki kivonat alapján lehet könyvelni. E főkönyvi számlákon az intézkedésenként megnyitott bankszámlák forgalmát kell nyilvántartani. Forgalmuknak és mindenkori egyenlegüknek meg kell egyezniük a bankszámlák tényleges forgalmával és egyenlegével. A bank tételekhez ugyancsak analitikus nyilvántartás kapcsolódik.
A banki analitikus listáknak - amelyek bármely időszakra lekérhetők - az alábbiakat kell tartalmazniuk
- listázott bankszámla számlaszáma, megnevezése, főkönyvi száma
- időszak nyitó egyenlege
- bevételi és kiadási tételek
- időszak záró egyenlege.
A számviteli modul részeként működő analitikus nyilvántartások és a főkönyv kapcsolata:
A számviteli modul az alábbi alrendszerekből áll:
- főkönyvi alrendszer (valamennyi alrendszerbe rögzített számszerű adatot tartalmaz, főkönyvi számok szerinti részletezésben)
- követelés alrendszer (csak a követelésekkel kapcsolatos adatokat tartalmazza, de azt részletesebben, többféle gyűjtési lehetőséggel)
- kötelezettség alrendszer (csak a kötelezettségekkel kapcsolatos adatokat tartalmazza, de azt részletesebben, többféle gyűjtési lehetőséggel)
- banki alrendszer (csak a banki tételeket tartalmazza, de azt bankszámlánként és a főkönyvi számlától részletesebben, többféle gyűjtési lehetőséggel)
A követelések tételeit a "Követelések" alrendszerbe, a kötelezettségek tételeit a "Kötelezettségek" alrendszerbe, a banki tételeket a "Bank" alrendszerbe, a vegyes tételeket a "Vegyes" alrendszerbe kell rögzíteni. A különféle naplókba történő rögzítés meghatározza az adatok "útját", elhelyezkedésüket a rendszerben. A követelések, kötelezettségek, banki tételek a rögzítéssel egyidejűleg bekerülnek a főkönyvi és analitikus alrendszerbe is. Tehát a rögzítés után lekérhetők főkönyvi kartonokon is és külön követelés, kötelezettség, bank analitikus listákon is. Az analitikus listák részletesebb információkat szolgáltatnak.
A vegyes tételek közvetlenül és csak a főkönyvi nyilvántartásba kerülnek be, ezek a tételek a főkönyvi listákon (főkönyvi karton, főkönyvi kivonat, főkönyvi napló) jelennek meg, analitikus listákon nem.
A követelések és kötelezettségek analitikáját gyűjtő fogalomként folyószámla analitikának is nevezzük. A folyószámlák (az F-el jelölt főkönyvi számlák) közötti átvezetés - ugyanúgy, mint a bankszámlák esetében - csak átvezetési számla közbeiktatásával történhet. Minden követelést és kötelezettséget azért szükséges a folyószámlákra, és nem "sima" főkönyvi számlára könyvelni, mert csak így biztosítható az, hogy azok az analitikus listákon szerepeljenek.
A valódiság, világosság, teljesség, következetesség, folyamatosság számviteli alapelvek érvényesítése érdekében a számlatükörnek, illetve az annak segítségével a rendszerbe rögzített adatoknak biztosítaniuk kell a teljes rendszerre vonatkozóan az országosan egységes felépítésű és tartalmilag hiteles, dokumentált adatállományt, és megbízható információs lehetőséget.
A számlatükör módosítására ezért - bármely alaphoz vagy OP-hez tartozó alszámlára vonatkozóan - csak egy helyen lehet jogosultságot adni. Ez a hely a kifizető hatóság,
Bizonylatok kezelése
A beérkezett bizonylatokat be kell azonosítani és besorolni az alábbi bizonylat-fajtákba:
- követelés,
- kötelezettség,
- bank,
- vegyes.
A rendszer bizonylatfajtánként minden könyvelési helynél évente 1-gyel kezdődően sorszámozza a tételeket, ezt a sorszámot (azonosítót) az alapbizonylaton fel kell tüntetni. Rögzítés után a bizonylatokat kategóriák szerint elkülönítve kell lefűzni, és biztosítani kell a rendszerbe rögzített tételek alapbizonylatainak azonosítását és gyors visszakereshetőségét. Az elektronikusan előállított bizonylat mellett a számviteli feladatokért felelős szervezeti egységnél a papír alapú, eredeti bizonylatoknak is rendelkezésre kell állniuk.
A gazdasági események kontírozása során a Kontírozó és ellenőrző lap használata kötelező Ennek alkalmazását az alábbi két - a számviteli nyilvántartások vezetése során betartandó - követelmény érvényesítése indokolja:
- a Kontírozó és ellenőrző lap az ellenőrzés igazolására is szolgál, mivel a "négy szem elvének" érvényesítése megköveteli, hogy az első könyvelő által rögzített minden egyes könyvelési tételt egy másik szakember ellenőrizzen és ennek tényét dátummal, és aláírásával igazolja,
- az alapbizonylatra a számlakijelölések rájegyzése nem megengedett, részben, mert a fenti ellenőrzés így elválik a kontírozástól, részben, pedig az alapbizonylatokon az alábbi rájegyzéseket kell kötelezően alkalmazni:
- követelések és kötelezettségek esetében a szoftver által adott azonosító (tételszám)
- banki tételek esetében a banki tételszámon kívül az a folyószámla azonosító, amely megmutatja, hogy az adott pénzforgalmi tétel melyik követelés, vagy kötelezettség előíráshoz kapcsolódik.
A kötelező rájegyzéseket úgy kell alkalmazni, hogy az alapbizonylat eredeti adatai olvashatók, azonosíthatók maradjanak.
A bizonylatok megőrzéséréről a 2000. évi C törvénnyel (Számviteli törvény) és a 360/2004. Kormány rendelet 53.§ (1) bekezdésével összhangban az IH-knak, valamint a KSZ-eknek számviteli eljárásrendjükben kell rendelkezniük.
Egyeztetési feladatok
A számviteli feladatokat végző szervezet (IH, KSZ) az alábbi egyeztetéseket végzi el:
- Legalább negyedévente: államháztartási kifizetésekről lekért listák egyeztetése az IH / KSZ könyveiben szereplő, a lebonyolítási bankszámlára beérkezett bevételek pénzforgalmi listáival, intézkedésenként.
- Negyedévente: az IH/KSZ könyveiből kinyomtatott, a lebonyolítási bankszámláról a kedvezményezetteknek történő kifizetések EU-s részét tartalmazó főkönyvi listáinak egyeztetése a KH könyveiben a költségvetés felé történő EU-s rész megtérítését tartalmazó főkönyvi listákkal, intézkedésenként.
- Félévente: a lebonyolítási bankszámláról az államháztartás (EFK) részére történt évközi és év végi visszafizetésekről az IH/KSZ könyveiből lekért főkönyvi listák egyeztetése az államháztartási nyilvántartás ugyanezen tételekre vonatkozó bevételi listáival év végén, intézkedésenként.
Az egyéb, az EMIR különböző moduljaiba rögzített adatok közötti, illetve a fentieknél nagyobb gyakorisággal végzendő számszerű egyeztetések meghatározása az IH hatáskörébe tartozik.
Az egyeztetések elvégzésének határideje a tárgyidőszakot követő hónap 10-e, kivéve negyedik negyedév, amikor tárgyévet követő év január 31-e.
A forint lebonyolítási bankszámlák egyenlegének év végi visszautalásával kapcsolatos technikai megoldások
A lebonyolítási bankszámlákon év végén csak a kedvezményezettek által átutalt saját erő maradhat, ezért a bankszámla fölött rendelkezőknek legkésőbb a december havi utolsó előtti banki munkanapon gondoskodniuk kell a lebonyolítási bankszámlán rendelkezésre álló - de ki nem utalt - támogatásnak az EFK-ra történő visszafizetéséről.
Az év végi EFK-ra történő utaláskor az egyes visszautalandó tételeket azonosítani kell. Elkülönítetten kell visszautalni a kedvezményezetteknek ki nem utalt tételeket, valamint a túlfizetés / szabálytalanság vagy annak kamatából származó összegeket.
Árfolyamok alkalmazása
A könyvelés minden esetben elsődlegesen forintban történik. Mindaddig csak forintban lesznek rögzítve a tételek, amíg az alkalmazandó elszámoló árfolyam nem áll rendelkezésre. A tételt forintban kell rögzíteni és nem választható hozzá árfolyam.
Az EU-val való elszámoláshoz az adott forráslehívásokat tartalmazó KHR KH általi jóváhagyását megelőző hónap utolsó előtti munkanapján érvényes, Európai Központi Bank által megadott árfolyamot kell alkalmazni (továbbiakban elszámoló árfolyam, ECB).
Az IH / KSZ az alkalmazandó elszámoló árfolyamot a KHR a KH-hoz történő beérkezése, valamint jóváhagyása után ismeri meg. A forráslehívások alapján könyvelendő gazdasági események ekkor már megtörténtek, és a könyvekben forintban rögzítésre kerültek. Azt követően, hogy az alkalmazandó árfolyam ismertté válik, - a KH hozzárendeli azt az EMIR-ben a KHR-hez, - szükséges az árfolyam hozzárendelése a forintban rögzített tételekhez, minden további adat érintetlenül hagyásával.
A forintban kifizetett, szabálytalanság miatt visszakövetelt összegek esetében is forintban (a forintban kiállított bizonylatok alapján) rögzítendők a tételek, amelyeknél az eredeti forráslehíváshoz kapcsolódó elszámoló árfolyamot kell alkalmazni.
